FAQ

Vous souhaitez bénéficier d’une TotalCard ou ajouter une carte à votre flotte ?

  • Remplissez la fiche de demande de création en cochant les options de paramétrage de votre choix pour chacune des cartes.
  • Préparer le règlement (virement, chèque certifié ou espèce) correspondant au montant du premier chargement de la carte + 5 000 F des frais de création.

    Exemple : 100 000 FCFA (Montant chargement) + 5 000 FCFA (frais de création).
  • Nous retourner :
    • la demande de carte dûment remplie, cachetée et signée
    • le justificatif de règlement,
    • l’adresse complète de la personne en charge du suivi de votre flotte.
  • Après 3 jours ouvrés, votre carte sera disponible dans le bureau Total de votre région (5 jours ouvrés pour les sites autres que Douala).

Quelles mentions faire imprimer sur ma TotalCard ? (case : immatriculation véhicule)

Nom de l’utilisateur : Si la carte est destinée à une personne recevant une dotation mensuelle, sans devoir justifier de ses consommations.

Immatriculation : Si la carte ne doit être utilisée que sur un véhicule en particulier.

Saisie du kilométrage

A cocher si vous souhaitez obtenir les consommations mensuelles moyennes au 100 km ou si vous voulez contrôler vos consommations.

Produits et Services

Choisissez l’option produit la plus adaptée au véhicule parmi la liste qui se trouve en haut de la demande et reportez le numéro correspondant à cette option dans la case prévue à cet effet.

Capacité du réservoir

Cette information se trouve dans le manuel d’utilisateur de votre véhicule.

Si l’utilisateur de la carte consomme en une seule fois un litrage supérieur à la capacité de réservoir du véhicule, une anomalie sera signalée.

Attention :

La taille réelle du réservoir peut varier de quelques litres. Si vous remplissez cette case, prévoyez donc une marge de 10% en plus pour ne pas avoir en permanence des messages d’anomalies.

Code conducteur

Egalement appelé Code Chauffeur ou Code de Gestion

Ce code est adapté aux véhicules qui sont conduits par plusieurs chauffeurs. Ainsi vous pouvez identifier à chaque consommation la personne qui a effectuée la transaction.

Si vous souhaitez mettre en place des codes conducteurs, veuillez cocher la case « OUI » et préciser à côté le nombre de codes dont vous avez besoin.

Si vous avez plusieurs chauffeurs susceptibles de conduire plusieurs véhicules, il est possible de paramétrer les mêmes codes chauffeurs sur toutes les TOTALCARD concernées. Ainsi, ils n’auront qu’un (1) seul code à mémoriser. Pour ce cas particulier, merci de vous rapprocher de votre gestionnaire Totalcard.

NB : Le code chauffeur est rattaché à la flotte et non à une carte de la flotte

Attention : Pour valider une transaction en station, inscrire d’abord le code secret, puis le code conducteur.

Jours autorisés

Vous avez la possibilité de limiter les jours de consommations dans la semaine de vos différentes cartes.

Ainsi vous sélectionnez la case B (case de droite) qui veut dire Bloquant. Il vous sera donc impossible de faire valider une transaction à un jour non autorisé.

F = FORCANT.
Il sera possible de valider une transaction un jour non autorisé mais cette transaction sera systématiquement signalée comme anomalie.

Heures pour jours autorisés

Vous avez la possibilité de limiter les heures de consommation autorisées carte par carte.

Utilisez le même procédé que pour les jours autorisés.

Zones autorisés

Vous pouvez utiliser votre carte dans toutes les stations-service du district correspondant.

  • District de Douala = Région du Littoral + Kribi
  • District de Bafoussam = Région de l’Ouest
  • District de Bertoua = Région de l’Est
  • District de Garoua = Région du Nord
  • District de Yaoundé = Région du Centre et Sud.

NB : Vous pouvez aussi choisir des stations biens précises où consommer.

Montant du chargement

C’est le montant que vous souhaitez charger sur la carte lors de sa création.

Une fois ce crédit épuisé, nous ne vous imposons ni fréquence, ni montant de rechargement

Veille financière

En plus des options à remplir sur la demande de création de carte, vous avez la possibilité de paramétrer des veilles financières.

Ce sont des plafonds de consommation périodique que l’utilisateur ne pourra pas dépasser quelque soit le crédit de sa carte.

Vous pouvez paramétrer ces plafonds par jour / semaine / mois.

Exemple : Solde de la carte 500 000 FCFA
  Consommation maximum par jour 20 000 FCFA
  Consommation maximum par semaine 100 000 FCFA
  Consommation maximum par mois 400 000 FCFA.

Attention :
Si vous souhaitez modifier ces veilles, il est nécessaire de nous retourner la carte. Prévoyez des montants suffisamment importants afin de ne pas pénaliser vos usagers.

Pour ce cas particulier, merci de vous rapprocher de vote gestionnaire Totalcard.

Seuil d’alerte

En plus des options à remplir sur la demande de création de carte, vous avez la possibilité de paramétrer des seuils d’alertes.

Ces seuils apparaissent sur mytotalfuelcard.com, dans l’onglet « Alerte seuil ». Ils vous permettent de savoir quelles sont les cartes qui ont atteint le seuil minimum. Ainsi vous savez quand recharger pour que vos collaborateurs ne soient jamais à cours.

Tag RFID

Le tag RFI est une puce qui est insérée dans le véhicule et permet d’identifier le véhicule lors de la consommation. (Coût du TagRFID = 2 000 FCFA)
 

Une fois ma carte créée, quels sont les paramètres que je peux ou non modifier ?

Seuls les paramètres imprimés sur la carte ne peuvent pas être modifiés.

Les paramètres non modifiables (les informations inscrites sur la carte) :

  • Immatriculation / Nom / Poste
  • Produits autorisés.

Les paramètres modifiables :

  • Jours autorisés
  • Heures autorisés
  • Zones autorisées
  • Veilles financières (plafond de paiement par jour / semaine / mois.
  • Code secret
  • Code de gestion.

Il est possible d’effectuer ces modifications à distance.

Que dois-je faire en cas de changement d’immatriculation ?

Si l’immatriculation de votre véhicule venait à être modifiée ( et que l’immatriculation initiale est inscrite sur votre Tomcard) veuillez nous restituer votre Tomcard. Nous vous en produirons une nouvelle.

Que faire lorsque je retire un véhicule de ma flotte ?

  • Il reste du crédit sur ma TOTALCARD

Si vous n’avez pas la possibilité d’épuiser le crédit restant sur la TOTALCARD, il peut être transféré soit vers une carte existante de votre flotte, soit vers une nouvelle carte à créer ou enfin vers votre compte client.
Vous devrez nous faire parvenir par courrier ou par mail, une demande écrite qui mentionnera le numéro de la carte à retirer de votre flotte et le numéro de la carte vers laquelle vous souhaitez transférer le crédit et les frais de transferts.

Pour ce cas précis, veuillez vous rapprocher de votre gestionnaire Totalcard.

  • Il ne reste pas de crédit sur ma TOTALCARD

Même dans ce cas, veuillez nous restituer votre Totalcard.
En effet, une carte non restituée dans notre système, continue d’apparaître dans vos états de consommation. Ce qui peut devenir gênant en particulier lors du téléchargement de vos rapports dans mytotalfuelcard.com

Quelle est la procédure de rechargement d’une Totalcard ?

  • Envoyez le détail de votre rechargement sous fichier excel (N°carte, montant, immatriculation) et le justificatif de votre reglèment à l'adresse tomcard@total.cm.
    • Le reglement peut s'effectuer directement dans une de nos caisses (siège ou bureaux regionaux)
    • ou à la banque (chèque certifié, espèce ou virement)
    • En cas du dépôt d'un chèque non certifié, la recharge sera faite après confirmation de l'encaissement du chèque par la banque
  • Nouveauté ! Vous pouvez transmettre aussi votre demande à partir de la plate forme www.mytotalfuelcard.com. Si vous n'avez pas des accès, vous pouvez écrire à l'adresse tomcard@total.cm

 

  • Attention au délai de rechargement qui est de 48h ouvrés à compter de la date de réception de votre demande.

J’ai effectué un règlement mais mes cartes ne sont pas rechargées … Pourquoi ?

  • Attention au respect du délai contractuel de rechargement qui est de 48 heures ( 2 jours ouvrés) à compter de l’heure de réception de votre demande.
  • Avez-vous pensé à joindre une fiche de rechargement à votre dernier règlement ?
    • Il faut systématiquement joindre la fiche de rechargement à votre règlement . Celle-ci doit indiquer le montant de rechargement pour chacune de vos cartes. Sans elle, votre compte client sera crédité mais vos cartes ne le seront pas.
  • La demande a été bien traitée (Chargement Différé en Cours) mais la station-service dans laquelle l’utilisateur s’est rendu n’a pas réussi à effectuer la télécollecte.
    • Se diriger vers une autre station-service Total,
    • Demandez au personnel de la station présent en station de refaire une télécollecte manuelle.

Comment savoir si ma demande a été traitée ?

Sélectionnez la rubrique Chargement différé sur mytotalfuelcard.com. Si le règlement apparaît le statut « Valide », cela signifie que l’utilisateur peut déjà se rendre en station-service effectué des achats.

Que veut dire « consommations moyennes au 100 km » ?

Les gestionnaires de flotte ont pour rapport une moyenne mensuelle des consommations.

La moyenne est calculée comme suit : (Consommation aux 100 KM mensuelle = C)

  • km parcourus (KM) = dernier kilométrage du mois M -dernier kilométrage du M-1.
  • Volume consommé(V) = somme des consommations du mois M

 

Formule mathématique

La moyenne indiquée sur chaque ticket est calculée comme suit : (Consommation aux 100 KM par transaction = c)

  • km parcourus (km) = nouveau kilométrage – kilométrage saisie lors de la dernière consommation
  • Volume consommé (v) = le jour même.

Formule mathématique

Immatriculation

A qui m’adresser chez Total Cameroun?

Que veut dire ?

Télécollecte :

La collecte intervient une fois un règlement effectué. Elle consiste à transmettre les données enregistrées sur le terminal de paiement du Siège vers les terminaux de paiement de chaque station-service.

Cela est effectué automatiquement dans un intervalle de temps régulier , à un moment où la transmission de ces informations ne gêne pas les autres opérations. C’est la raison pour laquelle le message « sous réserve de la télécollecte des informations » est joint lors de certaines transactions,au cas où il nous manquerait des informations en provenance d’une station qui n’aurait pas pu effectuer la télécollecte.

Chargement Différé en cours :

C’est la demande de rechargement traitée au Siège (versement argent dans le compte) que le client n’a pas encore récupéré en station.

Chargement Différé Effectué :

C’est le chargement récupéré (consommation) en station par l’utilisateur (le chargement apparaît au crédit de la carte dans le relevé détaillé des transactions).

Chargement en Centrale :

C’est un chargement exceptionnel qui se fait directement au Siège.

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